logo
Тел: +998 71 200 63 63
Hippo Matching - Система Матчинга Электронных документов

Крупным торговым сетям приходится ежедневно получать огромное количество счет-фактур. Невозможно проверить каждый документ и сопоставить его с реальными поступившими АКТом приёма.

Проблемы и их решения

1. Несоответствие данных между документами

Проблема:

Иногда данные на счете-фактуре не совпадают с данными в акте приема или накладной. Это может быть связано с ошибками в данных о количестве, стоимости или описании товаров/услуг.

Решение:

  • Внедрение системы автоматического сопоставления, которая может проверять и выделять несоответствия, чтобы их можно было быстро исправить.
  • Разработка четких стандартов и процедур для внесения данных в документацию (согласование форматов, сроков и условий).
  • Использование интегрированных систем учета (ERP), которые помогут синхронизировать все документы.

2. Задержки в обработке документов

Проблема:

Задержки в получении или обработке документов, таких как счет-фактура или акт приема, могут приводить к задержке платежей и неоплаченной задолженности.

Решение:

  • Автоматизация процесса обработки документов с использованием электронных систем (например, электронных счетов-фактур).
  • Внедрение систем уведомлений для отслеживания сроков поступления документов и обработки платежей.
  • Установление четких сроков для подтверждения документов внутри компании.

3. Ошибки при вводе данных в систему

Проблема:

Человеческий фактор может привести к ошибкам при вводе данных в систему, что затруднит дальнейшую обработку счетов.

Решение:

  • Внедрение системы валидации данных, которая будет автоматически проверять правильность вводимой информации (например, формат чисел, наличие всех обязательных полей).
  • Использование сканеров или OCR-технологий для автоматического извлечения данных из счетов-фактур, минимизируя необходимость ручного ввода.
  • Регулярное обновление и обучение сотрудников для обеспечения высокой точности при работе с документами.

4. Необходимость в ручной проверке данных

Проблема:

В некоторых случаях ручная проверка данных счетов-фактур требует много времени, что замедляет процесс и может приводить к ошибкам.

Решение:

  • Внедрение систем автоматизированного матчинга, которые могут сравнивать счета-фактуры, акты и накладные автоматически.
  • Использование искусственного интеллекта или машинного обучения для улучшения точности и скорости обработки документов.
  • Регулярное обучение сотрудников для более быстрого и правильного выполнения проверок вручную, когда это необходимо.

Преимущества системы матчинга

Уменьшение ошибок

Матчинг помогает минимизировать человеческие ошибки, связанные с вводом данных или неправильным учетом товаров и услуг. Система автоматизирует сверку информации, что значительно снижает вероятность ошибок в расчетах.

Повышение точности расчетов

Благодаря сверке данных из разных документов (счета-фактуры, акта приема и накладной) обеспечивается точность платежей поставщикам, что позволяет избежать переплат или недоплат.

Предотвращение мошенничества

Система матчинга помогает выявить несоответствия или подозрительные транзакции, что снижает риск мошенничества и финансовых нарушений.

Ускорение процесса обработки платежей

Автоматизация процесса матчинга позволяет ускорить обработку счетов-фактур, сокращая время на проверку и утверждение платежей. Это помогает улучшить отношения с поставщиками и повысить финансовую дисциплину компании.

Упрощение аудита и отчетности

Система матчинга облегчает процесс проведения аудита, так как все данные синхронизированы и записаны. Это делает отчетность более прозрачной и доступной для проверки.

Снижение операционных расходов

Автоматизация матчинга позволяет сократить потребность в ручной работе, что экономит ресурсы и время сотрудников. Это снижает операционные расходы и повышает производительность.

Как осуществляется матчинг счетов-фактур?

В основном совпадающие атрибуты или по индивидуальной логике ритейла:

ИНН поставщика
Контактный номер
Дата прибытия
Общая сумма

Сопоставление также может быть выполнено на основе позиций в счете-фактуре или ЭТТН.

Mobile view